Negli ultimi anni l’intelligenza artificiale è entrata con forza nei processi aziendali, trasformando il modo in cui le organizzazioni lavorano, prendono decisioni e interagiscono con clienti e partner. Accanto all’adozione ufficiale di strumenti AI approvati dai reparti IT, sta però emergendo un fenomeno parallelo e meno visibile: la Shadow AI.

Cos’è la Shadow AI
Il termine Shadow AI indica l’utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale da parte dei dipendenti senza l’approvazione, il controllo o la supervisione del reparto IT o della governance aziendale.
Tra i rischi fondamentali abbiamo la fuga di dati sensibili e violazione della privacy.
Il fenomeno è simile alla già nota Shadow IT, che descrive l’uso di software o applicazioni non autorizzate all’interno dell’organizzazione. La differenza è che, nel caso della Shadow AI, gli strumenti coinvolti includono:
• Chatbot generativi (come assistenti AI per testi e codice)
• Tool di analisi automatica dei dati
• Piattaforme di generazione immagini o contenuti multimediali
• Sistemi di automazione basati su machine learning
• Estensioni browser con funzionalità AI integrate
Spesso i dipendenti utilizzano questi strumenti con buone intenzioni: aumentare la produttività, risparmiare tempo, migliorare la qualità del lavoro. Tuttavia, l’assenza di linee guida e controlli può generare rischi significativi.
Le implicazioni dello Shadow AI sono molteplici e potenzialmente dannose per l’organizzazione come ad esempio:
• data leakage: gli utenti copiano informazioni aziendali potenzialmente riservate e le incollano in uno strumento online su cui non hanno alcun controllo.
• compromissione della sicurezza dei dati: l’utilizzo di strumenti AI generativa non valutati e non conformi agli standard di sicurezza aziendali può esporre i dati sensibili a rischi;
• non conformità privacy: l’elaborazione di dati personali tramite strumenti AI non autorizzati può comportare sanzioni economiche e danni reputazionali;
• incoerenza dei risultati: l’utilizzo di modelli diversi può portare a risultati contraddittori e portare a decisioni basate su informazioni incomplete o errate;
• difficoltà nella gestione dei rischi: l’utilizzo non tracciato di strumenti AI rende complesso identificare e mitigare i rischi associati;

Perché la Shadow AI si sta diffondendo così rapidamente
Ci sono diverse ragioni alla base dell’esplosione della Shadow AI:
1. Facilità di accesso
Molti strumenti AI sono disponibili gratuitamente o con abbonamenti individuali a basso costo. Bastano pochi minuti per registrarsi e iniziare a usarli.
2. Pressione sulla produttività
In contesti altamente competitivi, i dipendenti cercano soluzioni per lavorare più velocemente. L’AI diventa un alleato immediato per scrivere e-mail, analizzare dati o creare report.
3. Mancanza di policy chiare
Molte aziende non hanno ancora definito regole precise sull’uso dell’intelligenza artificiale, lasciando spazio a comportamenti individuali non coordinati.

I rischi della Shadow AI
Sebbene l’uso non autorizzato di AI possa sembrare innocuo, comporta diversi rischi.
Violazione della sicurezza dei dati
Il rischio più grave riguarda la protezione delle informazioni sensibili.
Inserire dati aziendali, documenti riservati o informazioni sui clienti in piattaforme esterne può violare normative come il GDPR e compromettere l’azienda.
Inoltre, l’uso non controllato di AI può comportare sanzioni legali e danni reputazionali.
Decisioni basate su modelli non validati
Se un dipendente utilizza un modello AI per prendere decisioni operative o strategiche senza validazione, il rischio di errore aumenta. I modelli possono generare:
• Informazioni inesatte
• Bias nei risultati
• Analisi incomplete o distorte

I vantaggi nascosti (che non vanno ignorati)
Nonostante i rischi, la Shadow AI evidenzia anche un segnale positivo: la voglia di innovazione interna.
I dipendenti che sperimentano strumenti AI dimostrano:
• Proattività
• Orientamento all’efficienza
• Curiosità tecnologica
• Capacità di adattamento
Invece di reprimere completamente il fenomeno, le aziende più lungimiranti lo interpretano come un’opportunità per strutturare meglio la propria strategia AI.

Strategie per mitigare i rischi dello Shadow AI
Per affrontare efficacemente il fenomeno dello Shadow AI, aziende e organizzazioni devono adottare un approccio multidisciplinare:
• definizione di una strategia AI aziendale: è fondamentale stabilire una politica chiara e dettagliata sull’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale, delineando i processi di approvazione e i criteri di selezione degli strumenti;
• sensibilizzazione e formazione del personale: investire in programmi di formazione per sensibilizzare i dipendenti sui rischi dello Shadow AI e sulle best practice per l’utilizzo sicuro dell’AI generativa;
• implementazione di strumenti di monitoraggio: utilizzare soluzioni tecnologiche per identificare e prevenire l’utilizzo non autorizzato di strumenti AI;
• collaborazione tra IT e-business: promuovere una collaborazione stretta tra i reparti IT e le altre funzioni aziendali per garantire un approccio integrato alla gestione dell’AI;
• valutazione continua dei rischi: condurre regolare valutazioni dei rischi per identificare nuove minacce e aggiornare le misure di sicurezza.
Come gestire la Shadow AI in modo efficace
La soluzione non è il divieto assoluto, ma una governance intelligente. Ecco alcune strategie chiave.
1. Definire una policy chiara sull’AI
Le aziende dovrebbero stabilire:
• Quali strumenti sono approvati
• Quali dati possono essere inseriti nei sistemi AI
• Quali sono le responsabilità individuali
• Le conseguenze in caso di uso improprio
Una policy chiara riduce l’ambiguità e aumenta la consapevolezza.
2. Offrire alternative ufficiali
Se l’azienda fornisce strumenti AI sicuri, integrati e approvati, i dipendenti saranno meno incentivati a cercare soluzioni esterne.
3. Formazione e sensibilizzazione
Molti rischi derivano dall’ignoranza, non dalla malafede. Programmi di formazione dovrebbero includere:
• Rischi di sicurezza
• Normative sulla protezione dei dati
• Limiti e bias dell’intelligenza artificiale
• Buone pratiche operative

Conclusione
La Shadow AI non è semplicemente un problema di sicurezza, ma un segnale di cambiamento culturale. Ignorarla o reprimerla senza comprenderne le cause può rallentare l’innovazione. Al contrario, trasformarla in un’opportunità richiede visione strategica, governance strutturata e formazione continua.
In un mondo in cui l’intelligenza artificiale diventa sempre più pervasiva, la vera sfida non è impedirne l’uso, ma guidarlo in modo responsabile.